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働き方改革への対応について

2019年4月以降、就業規則の変更などが必要になります。

働き方改革がいよいよ2019年4月1日より、スタートしました。

法改正のポイントと就業規則の改定など、会社が行う対応をご紹介しております。

中小企業にとっては、有給休暇の5日間消化がポイントになってきます。

就業規則の改定もしっかりと行っておきたいものです。

「働き方改革」の概要

1.年間で5日以上の有給休暇の消化義務を会社に義務化(罰則最大30万円)
  ※施行日:2019年4月1日

有給休暇の付与日数が10日以上である従業員へ、年間5日の消化義務が義務化されました。

5日未満の従業員については会社が取得日を指定して消化させる義務が発生します。

また、1人につき、30万円の罰金があります。会社単位ではありません。

2.時間外労働の上限規制の見直し
  ※施行日:大企業は2019年4月1日、中小企業は2020年4月1日

時間外労働の上限について月45時間、年360時間を原則です。(これは変更ありません。)

特別な事情がある場合(特別条項)でも年720時間、単月100時間未満、複数月(2ヶ月~6ヶ月)平均80時間を限度となります。

3.フレックスタイム制の清算期間が最大3ヶ月に拡大
  ※施行日:2019年4月1日

これまで、1ヶ月であった清算期間が最長3ヶ月まで拡大できることとなりました。

4.高度プロフェッショナル制度の新たな創設
  ※施行日:2019年4月1日

労働時間ではなく、成果で評価されるべき従業員を対象に労働時間、休憩、休日及び深夜の割増賃金の適用対象外とする制度が創設されました。

ただし、中小企業ではあまり関係ないかもしれません。

5.月60時間を超える時間外労働の割増率の中小企業の猶予措置の撤廃
  ※施行日:2023年4月1日

月60時間を超える時間外労働の割増率は50%とされていますが、中小企業は現在猶予されていました。

今回、この猶予措置がなくなり、2023年4月1日からは月60時間超の残業代が現在の1.25倍から1.5倍へと増加することになります。今から対策が必要です。

6.長時間労働発生時の医師面談制度及び労働時間把握義務の強化
  ※施行日:2019年4月1日

月80時間を超え、疲労の蓄積が見られる従業員が申し出た場合は、医師による面接指導の実施義務が課されます。

なお、これまで免除されていた「管理監督者」についても、労働時間を把握する義務が生じることになりました。

また、客観的な把握が義務化されますので、出勤簿に単なる「出」のハンコを押してもらう方法は、原則として、難しくなります。

今後は、タイムカードやIT勤怠管理システムで客観的に把握できるシステムの導入が望まれます。

実際にはどのような対応が必要か?

有給休暇の義務化への対応は重要です。

中小企業では、まず以下の2点の対応が重要になります。

1.有給休暇の年5日の消化義務化への対応

有給休暇の消化率が悪い会社にとって一番の問題がこの改正になります。

従業員の誰がきちんと消化しているかをチェックできるような体制が必要になります。

また、付与日からの1年間で5日の消化義務があるため、いつの時点で不足分を消化してもらうか等の仕組みを作る必要があります。

別の方法としては「計画的付与」を活用し、年5日程度の計画有給制度を作り、チェックしなくても自動的に5日以上は毎年消化されるしくみを作ることも考えられます。

また、個人別の管理が負担を少しでも軽減するために、全員の付与日を統一してしまうやり方「統一付与日方式」に変更することも一考です。

2.時間外労働の上限規制への対応

これまでの月45時間、年間360時間は変更ありませんが、特別条項を検討する時は注意が必要です。

繁忙期に45時間を超える会社の場合、月の途中で45時間を超えるタイミングでの該当者へ知らせる方法が必要になります。時間外労働協定(いわゆる36協定)の限度時間に抵触しないような残業時間の管理が必要になります。

IT勤怠管理システムでアラートなどのお知らせ機能がある場合は、一定時間を超えた場合は、お知らせメールが飛ぶ設定にする方法もあるかもしれません。

残業が減らない会社で、極端に残業が多い従業員の業務内容の洗い出しを行うことも重要になります。

まずは、一人一人の残業時間の確認と同時に、全社的な対策を検討していく対応が必要になります。

就業規則の変更の必要性について

就業規則の変更は、専門家である社労士にご相談ください。

今回の法改正では、従前の就業規則に改正内容を盛り込む必要が出てきます。

1.有給休暇の年5日の消化義務化

・会社が時季指定(付与する日)を行う場合

現状、有給休暇の消化率が既に高く、会社が指定を必要もないような、全員5日を消化している会社は不要です。

しかし、消化率が低く、人によって全く消化しない人がいる場合には、今回の法改正に対応するために会社が、有給休暇の時季指定を行う旨を記載する必要があります。

いつ、時季指定を行うのか、どのように時季指定を行うのかが重要になります。

・計画的付与を導入する場合

一方で、計画的付与を行う場合には、就業規則を変更と「計画的付与に関する労使協定」を締結しておく必要があります。

具体的には、いつ、どの段階で消化させるのか?、計画的付与は何日分を消化させるか?、対象者はどこまでにするか?、全員が一斉の付与・消化するか? などがポイントになります。

2.時間外労働の上限規制

今後、残業をする場合に、上司の残業命令方式、事後許可方式、事前申請方式などを導入する場合は、就業規則の改定が必要になってきます。

就業規則への記載例

有給休暇の取得義務化についての規定例としては、以下のような内容が考えられます。

(※以下の内容は、あくまでもサンプルですので、会社の実情に合わせたご対応をお願いします。)

第〇条(年次有給休暇の時季指定について)

1 全従業員は、年次有給休暇の趣旨をよく理解し、年間5日以上の取得を心がけなければならない。

2 年次有給休暇が、10日以上(前年度からの繰り越し分を除く)ある者については、そのうちの5日分については、基準日から1年以内に会社が時季を指定することにより付与することができる。ただし、時季指定前に従業員本人が時季を指定して取得した日数(半日の取得を会社が認めた場合は0.5日とする)または、計画的付与によって取得した日数は、5日分から控除する。

3 会社は、前項の規定により、年次有給休暇の時季を定めるときは、その時季について当該従業員の意見を聴くものとし、会社は当該意見を尊重するよう努めるものとする。

4 前項の意見聴取は、基準日から半年を経過した時点において、取得日数が5日に満たない者に対して行う。意見聴取の方法は面談により行う。

5 前項にかかわらず、取得希望日に沿った時季指定が困難なときは、従業員と面談の上、時季を決定する。また、会社が時季指定した日に、年次有給休暇を付与することが困難な事情が生じたときは、従業員と面談の上、代替の日を決定する。

6 従業員は、原則として、会社が時季指定した日を変更することができない。ただし、やむを得ない事情があると会社が認めるときは、その限りではない。この場合には、従業員と面談の上、代替の日を決定する。

 

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